A importância da gestão de contratos nas organizações empresariais

A Gestão de Contratos dentro de uma empresa é de fato, muito importante, pois auxilia no dia-a-dia da organização e controle sobre cada processo realizado. Nesse sentido, a gestão participa do ciclo de vida de um acordo e seus documentos, visando reduzir riscos, analisar e identificar tendências ou mitigar problemas futuros envolvendo uma negociação.

Um contrato é criado com base nos parâmetros e especificações definidos pelas partes envolvidas. Ao gerenciar esse documento a gestão conduz os aspectos desde a sua criação até atingir o encerramento da vigência ou utilidade do contrato firmado inicialmente, tudo isso para que os acordos sejam cumpridos, os serviços sejam prestados corretamente e os prazos sejam obedecidos.

Assim, as questões apresentadas na gestão do contrato a serem analisadas dizem respeito desde a fase pré-contratual, no decorrer da fase contratual e também no pós-contratual, inclusive, é preciso ficar atento ao sigilo de informações, a prestação de serviços de suporte previstos em contrato, entre outros, pois as obrigações contratuais ganham máxima importância, já que é preciso preservar a reputação das empresas e dos profissionais envolvidos na negociação.

Em prol desse objetivo, a gestão de contrato auxilia a reduzir custos e gastos desnecessários, evitar prejuízos, aperfeiçoando o fluxo de operações e, no mesmo sentido, trabalha para a melhoria dos lucros da empresa. Mediante termos impostos nas regras acordadas é possível economizar recursos e planejar investimentos.

Algumas das principais atividades da gestão de contratos são:

a. Proteção à empresa quanto aos valores e cláusulas acordados nos contratos;

b. Maximização do poder de negociação ao focar nos benefícios individuais dos contratos futuros e vigentes;

c. Certificação de cada aspecto das normas incluídas nos contratos, bem como a conformidade perante as obrigações dentro dos vencimentos estimados.

As fases do contrato

Um contrato passa por um fluxo contratual até finalmente poder ser executado na prática e para que o mesmo seja eficiente, é necessário realizar alguns procedimentos e técnicas, que são:

a. Negociação

A negociação é a etapa mais importante do fluxo de contratos, pois é nesse momento que o texto pode ser modificado pelas partes. Aqui serão discutidos, por exemplo, o cronograma de execução e entrega das atividades propostas pelas partes, tendo em vista que o contrato esteja alinhado com as expectativas de todos os envolvidos.

Para que o contrato seja elaborado de forma eficiente e deve ter total atenção, a negociação deve ser preferencialmente formalizada por meio de um pré-contrato – proposta - objetivando evitar adversidades ao longo de todo o procedimento desse documento.

b. Redação prévia

Nessa etapa é interessante contar com a assessoria jurídica apropriada para proceder à escrita e a revisão do instrumento contratual. Ele precisa ser rigoroso para que as cláusulas não sejam ambíguas, omissas, nulas ou anuláveis, podendo confundir ambas as partes e dar vazão para diferentes interpretações.

c. Negociação do documento

Caso a fase de negociação não seja realizada de forma adequada, isso pode causar adversidades para a elaboração definitiva do contrato. Logo, é dever da contratada, principal interessada, criar um canal de comunicação eficiente entre clientes e fornecedores, projetando que o documento possa ser analisado e ajustado de forma célere pelos envolvidos.

d. Princípio dos quatro olhos

De acordo com este princípio, as decisões ou transações precisam ser aprovadas por no mínimo duas pessoas, daí a alusão a “quatro olhos”, ou seja, é um mecanismo de controle interno utilizado para otimizar os controles de poderes e aumentar a transparência.

e. Aprovação do contrato pelas partes

De comum acordo com o conteúdo do contrato, é o momento de efetuar a sua aprovação para que a minuta passe a possuir plena eficácia contratual.

f. Efetivação

Nessa etapa, a organização contratada prepara todos os procedimentos, materiais e serviços necessários para satisfação do objeto contratado.

g. Implantação e revisão dos aditivos

O mercado flui e, como resultado lógico, os instrumentos celebrados não devem ser inertes. Assim, é comum que mudanças necessárias provoquem revisões contratuais, necessárias para a continuidade da relação, trazendo adequações às exigências factuais. Para tanto, é preciso que essas atividades sejam redigidas e vinculadas ao documento original.

h. Encerramento

Com todas as obrigações e processos relacionados no instrumento principal e aditivos, caso não haja necessidade da renovação do termo, o mesmo poderá ser encerrado naturalmente ou antecipadamente. Isto posto, a (des)necessidade de formalização do distrato dependerá de prévia análise das peculiaridades do contrato, bem como da relação decorrente deste.

i. GED – Gestão Eletrônica de Documentos

O indispensável papel do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é permitir a transformação digital das organizações empresariais, no que tange ao efetivo tratamento de documentos e visão de conformidade operacional.

Trata-se de um conjunto de sistemas tecnológicos e plataformas digitais que permitem capturar, processar, armazenar, assinar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informações entre clientes e fornecedores.

Sejam documentos digitais ou digitalizados, apartando-se os velhos costumes de documentos físicos, desnecessários e custosos na era digital, o GED se apresenta como forma de concentrar em um mesmo grupamento todas as informações relativas ao negócio, facilitando o acesso – que pode ser feito de qualquer lugar - e tornando os dados mais confiáveis.

Conclusão

A gestão de contratos é essencial para garantir a relação das organizações empresariais com seus clientes, fornecedores e demais públicos. Portanto, estar atento ao fluxo de contratos e ter profissionais capacitados para realizar tais procedimentos, além de contar com ferramentas tecnológicas, é fundamental para manter a conformidade empresarial, com maior produtividade e alcançando os resultados planejados.


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