A Reforma Tributária introduz um novo modelo de tributação sobre o consumo com o IBS e a CBS. Diferentemente do sistema atual, que combina diversos tributos com regras complexas e cálculos por dentro, o novo regime adota uma estrutura mais transparente, com incidência por fora e destaque obrigatório dos valores na nota fiscal. Essa mudança altera diretamente a forma de registrar operações, formar preços e emitir documentos fiscais.
O que muda na emissão da nota fiscal
Com o modelo atual, grande parte dos tributos que incidem sobre a circulação de bens e serviços compõe o preço final da operação. ICMS, ISS, PIS e COFINS são calculados por dentro, o que significa que o valor apresentado ao consumidor já embute a carga tributária. Esse formato influencia toda a estrutura de precificação e dificulta a visualização clara dos tributos incidentes.
O IBS e a CBS seguem lógica diferente, uma vez que devem ser destacados por fora na nota fiscal. A operação passa a demonstrar de forma separada o valor da mercadoria ou serviço e, em campos próprios, o montante referente aos tributos. Essa separação traz maior transparência, porém exige adaptação dos emissores de NF, dos setores contábeis e das próprias empresas que trabalham com margens sensíveis e alta rotatividade de produtos.
Como será a transição entre os regimes
A implementação do novo sistema ocorrerá de forma gradual, entre 2026 e 2033, com diferentes fases de adaptação. O ano de 2026 marca o início da obrigatoriedade de informar IBS e CBS na nota fiscal, mas apenas com caráter declaratório, já que ainda não comporão o valor total da operação. Nessa etapa, o objetivo é permitir que empresas e sistemas emissores se ajustem ao preenchimento correto dos novos campos e entendam a lógica de cálculo.
Nos anos seguintes, com a progressiva substituição dos tributos atuais, o IBS e a CBS assumirão posição central no documento fiscal. A partir de 2027 e 2028, ocorre a redução consistente de PIS e COFINS, a revisão do IPI e a aplicação mais robusta da CBS. Nesse momento, os novos tributos passam a integrar efetivamente o valor total da nota, deixando de ser apenas informativos. Esse é o ponto que exigirá maior atenção, pois o cálculo por fora impactará diretamente a precificação e as margens comerciais.
A nova formação da base de cálculo
A principal mudança prática para quem emite notas fiscais está na nova composição da base de cálculo. Ao contrário do regime atual, que utiliza fórmulas específicas para internalizar a carga tributária no preço final, o modelo de IBS e CBS parte do valor da operação sem inclusão automática de tributos.
A empresa deverá destacar o valor do produto ou serviço e, separadamente, informar o valor correspondente a IBS e CBS, que incidem sobre essa base limpa. Isso altera a lógica de precificação, a relação entre custo e venda e, especialmente, o modo como serão registradas as operações de débito e crédito. A criação de bases de cálculo mais transparentes exige revisão de sistemas, atualização de tabelas internas e readequação de rotinas fiscais e contábeis.
Impactos sobre sistemas, contratos e rotinas internas
A adoção dos novos tributos demanda atualização dos sistemas emissores de NF e de toda a estrutura tecnológica utilizada pela empresa. Os layouts da nota fiscal passarão por ajustes para comportar novos campos obrigatórios, modificações de regras e diferentes cenários de transição. Empresas que utilizam sistemas integrados de gestão devem alinhar as mudanças com antecedência, para evitar erros de preenchimento, inconsistências cadastrais e falhas de compliance fiscal.
Além disso, contratos comerciais precisam ser revisados, pois muitos deles utilizam parâmetros de preço baseados em margens que consideram tributos por dentro. Com a nova lógica, será necessário redefinir cláusulas de reajuste, formação de preço e repasse tributário, garantindo equilíbrio contratual e segurança jurídica entre as partes.
A importância da preparação antecipada
As mudanças trazidas pela reforma não devem ser tratadas apenas como ajustes técnicos, mas como uma reorganização completa da forma de pensar tributos e operações. A preparação antecipada é essencial para evitar impactos financeiros, falhas de emissão, retrabalhos contábeis e inconsistências perante o Fisco.
Recomenda-se que as empresas mapeiem seus processos internos, revisem cadastros de produtos, atualizem sistemas, capacitem equipes e analisem contratos existentes. A adaptação gradual permitirá que a transição ocorra de maneira segura, com menor impacto operacional e maior previsibilidade.
Conclusão
O preenchimento da nota fiscal com IBS e CBS representa uma mudança estrutural no sistema tributário brasileiro. A emissão de documentos fiscais passará por ajustes importantes, com novos campos obrigatórios e uma forma completamente distinta de demonstrar os tributos sobre a operação. A compreensão antecipada desse conjunto de mudanças permite que empresas, escritórios e profissionais contábeis se preparem adequadamente para a nova realidade. A transição exige organização e planejamento, mas representa também uma oportunidade de simplificação e modernização do processo fiscal.