A partir de 1º de maio de 2025, entrou em vigor o novo prazo de guarda para documentos fiscais eletrônicos, conforme previsto no Ajuste SINIEF nº 2/2025. A mudança representa um marco importante para empresas, escritórios contábeis e demais profissionais da área fiscal, que precisarão rever seus procedimentos internos de arquivamento de documentos digitais.
O que mudou?
Antes da alteração, o prazo mínimo para a guarda de documentos fiscais eletrônicos era de 5 anos. Com a nova regra, esse período foi ampliado para 11 anos (132 meses), contados a partir da data de autorização do documento. A medida visa conferir maior segurança jurídica, especialmente diante de eventuais fiscalizações, auditorias e outras necessidades administrativas.
A ampliação uniformiza a exigência de guarda em todo o território nacional e atende ao interesse da administração tributária em manter acesso mais prolongado aos arquivos digitais, sobretudo em razão da digitalização dos processos de controle fiscal.
Quais documentos estão sujeitos à nova exigência?
O novo prazo se aplica aos seguintes documentos fiscais eletrônicos:
- Nota Fiscal Eletrônica (NF-e);
- Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e);
- Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e e CT-e OS);
- Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e);
- Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e);
- Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica (NF3e);
- Guia de Transporte de Valores Eletrônica (GTV-e);
- Declaração de Conteúdo Eletrônica (DC-e);
- Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica (NFCom).
Como deve ser feito o armazenamento?
Embora a norma federal estabeleça o novo prazo, cabe às administrações tributárias estaduais regulamentar a forma como os documentos deverão ser armazenados. Em regra, é permitida a guarda em meio digital, seja em nuvem, servidores físicos, mídias externas ou sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED).
Com o novo prazo de retenção de documentos fiscais eletrônicos, é fundamental adotar práticas que assegurem a conservação, integridade e acessibilidade dos arquivos durante todo o período exigido. Veja a seguir algumas medidas recomendadas:
- Organize os arquivos digitalmente de forma padronizada
Manter os arquivos fiscais organizados de forma lógica e padronizada é o primeiro passo para garantir sua conservação a longo prazo. É recomendável adotar um sistema que categorize os documentos por tipo, data de emissão e CNPJ, facilitando consultas e auditorias futuras.
A criação de pastas digitais por série e numeração da nota fiscal, aliada ao uso de uma nomenclatura consistente para os arquivos XML, contribui para uma gestão documental mais eficiente e segura. Essa estruturação permite maior controle sobre o acervo digital e reduz o risco de extravio ou dificuldade na localização dos dados ao longo dos anos.
- Realize backups periódicos e automatizados
Garantir a preservação dos arquivos XML por 11 anos exige mais do que apenas armazená-los: é essencial implementar uma rotina de backups confiável. O ideal é que os dados sejam salvos de forma automática e periódica, em diferentes ambientes — como servidores locais e soluções em nuvem —, garantindo redundância e disponibilidade.
Além disso, é recomendável verificar regularmente a legibilidade e integridade desses arquivos, prevenindo a perda de informações por falhas técnicas ou corrompimentos. Ter cópias de segurança armazenadas em locais distintos também fortalece a proteção contra imprevistos, como danos físicos ou incidentes de segurança digital.
Atenção à legislação estadual
Apesar da uniformização do prazo de guarda em nível nacional, os estados continuam com competência para regulamentar aspectos formais do armazenamento. Isso inclui exigências sobre formatos digitais aceitos, necessidade de uso de mídias específicas ou integração com sistemas estaduais. É essencial acompanhar as atualizações da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) da respectiva unidade federativa.
Diferença entre prazo de guarda e prescrição tributária
Importante ressaltar que a ampliação do prazo de guarda não modifica o prazo de prescrição tributária, que continua sendo de cinco anos, conforme o artigo 174 do Código Tributário Nacional. O novo prazo tem finalidade meramente administrativa, relacionada à conservação documental e ao cumprimento de obrigações acessórias.
Conclusão
A nova regra exige uma atenção redobrada à rotina fiscal das empresas, que precisarão revisar processos de armazenamento e assegurar a disponibilidade dos documentos eletrônicos por um período mais longo. A recomendação é que os contribuintes busquem apoio técnico para a implantação de soluções de arquivamento compatíveis com a nova exigência e evitem eventuais autuações por descumprimento.
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