A implementação da Reforma Tributária sobre o consumo começa a produzir efeitos também sobre a rotina fiscal das empresas. Com a criação do IBS e da CBS, os documentos fiscais eletrônicos precisarão ser adaptados para contemplar as informações relacionadas aos novos tributos, o que exige mudanças nos sistemas de emissão e nos procedimentos utilizados pelos contribuintes.
Nesse contexto, a Receita Federal e o Comitê Gestor do IBS (CGIBS) publicaram o Ato Conjunto RFB/CGIBS nº 4, de 30 de julho de 2026, estabelecendo um cronograma para o início da obrigatoriedade de emissão dos documentos fiscais eletrônicos com as informações relativas ao IBS e à CBS. A implementação será gradual e ocorrerá entre agosto de 2026 e janeiro de 2027, de acordo com o tipo de documento e a operação realizada.
A adaptação será feita de forma gradual
O primeiro grupo de documentos entrou no cronograma em 3 de agosto de 2026, incluindo NF-e, NFC-e, CT-e, CT-e OS, MDF-e, GTV-e, NF3-e, DC-e, NFS-e de exploração de via e determinadas modalidades de BP-e. A partir dessas datas, os documentos abrangidos devem observar as novas exigências relacionadas ao IBS e à CBS.
Em 1º de outubro de 2026, a obrigatoriedade alcança a NFCom, utilizada nas operações de comunicação, a Declaração de Importação de Remessa e determinados eventos da Declaração de Regimes Específicos (DeRE). Também passa a valer, nessa data, para a NFS-e relativa aos serviços sujeitos ao ISS previstos na lista da LC nº 116/2003, ressalvadas algumas atividades que possuem prazo posterior.
A DeRE terá ainda uma etapa em 15 de novembro de 2026, quando passam a ser exigidos os seus Eventos Periódicos Mensais. A primeira entrega deverá reunir as informações referentes ao período de apuração de outubro de 2026 e deverá ser realizada até o dia 15 do mês seguinte ao período apurado.
Já em 1º de dezembro de 2026, entram novas obrigações, incluindo documentos relacionados ao transporte de passageiros em determinadas modalidades, gás canalizado, água e saneamento e alienação de bens imóveis. Também passam a ser abrangidas outras hipóteses de NFS-e, como determinados serviços prestados ou intermediados por plataformas digitais, processamento e licenciamento de programas de computador, transporte municipal, locações e cessões de bens imóveis, além de outras operações previstas no ato.
A última etapa está prevista para 1º de janeiro de 2027, quando entram a Duimp, os demais eventos da DeRE ainda não abrangidos pelas fases anteriores e a NF-e para operações sujeitas à tributação monofásica. Nessa mesma data, passam a observar as novas exigências os contribuintes optantes pelo Simples Nacional, em relação aos documentos fiscais abrangidos pelo cronograma.
O cronograma deve ser analisado de acordo com a atividade da empresa
Um dos principais pontos de atenção é que o cronograma não foi organizado simplesmente por setor econômico ou por regime tributário. As datas variam de acordo com o documento fiscal utilizado e com a natureza da operação.
Isso significa que uma mesma empresa pode estar sujeita a mais de uma data. Uma empresa que comercializa mercadorias e também presta serviços, por exemplo, pode utilizar NF-e em determinadas operações e NFS-e em outras, ficando sujeita a diferentes etapas do cronograma. Por isso, a adequação exige o levantamento dos documentos efetivamente utilizados pela empresa e a identificação do prazo aplicável a cada operação.
Essa análise também é importante para empresas que utilizam sistemas integrados de gestão. A adequação não envolve apenas a emissão da nota fiscal, mas também os sistemas responsáveis pelo faturamento, escrituração, integração com fornecedores de tecnologia e armazenamento das informações fiscais.
O que muda nos documentos fiscais?
Com a Reforma Tributária, os documentos fiscais eletrônicos precisarão apresentar as informações necessárias para identificação e apuração do IBS e da CBS. A mudança, portanto, envolve a criação ou adequação de campos específicos nos documentos e a atualização dos respectivos leiautes e regras de validação.
A Receita Federal e o CGIBS vêm disponibilizando notas técnicas e documentação específica para orientar essa adaptação. Em 3 de agosto de 2026, por exemplo, foi publicado o Ato Técnico Conjunto RFB/CGIBS nº 1/2026, que aprovou conjuntamente a documentação técnica dos documentos fiscais relacionados à Reforma Tributária.
Na prática, as empresas precisam verificar se seus sistemas já estão preparados para essas alterações e se os fornecedores responsáveis pelos softwares de emissão e gestão fiscal estão acompanhando as atualizações técnicas. Também é recomendável realizar testes antes do início de cada etapa de obrigatoriedade, especialmente para empresas que possuem operações sujeitas a diferentes documentos fiscais.
A obrigatoriedade permanece, mas as validações foram adiadas
Em agosto de 2026, a Receita Federal e o CGIBS esclareceram que não houve suspensão da obrigatoriedade de prestar as informações relativas ao IBS e à CBS nos documentos fiscais. O que foi adiado foi o início das validações que poderiam resultar na rejeição automática dos documentos pela ausência ou incorreção de determinados campos.
Na prática, isso proporciona um período adicional para adaptação dos sistemas, mas não elimina a necessidade de adequação. As empresas devem continuar trabalhando para cumprir o cronograma estabelecido, especialmente porque as datas variam conforme o documento fiscal e a operação realizada.
A adequação deve começar antes do prazo
A adaptação aos novos documentos fiscais faz parte da própria transição para o sistema de IBS e CBS e exige planejamento por parte das empresas. A atualização dos sistemas, a conferência dos documentos utilizados e a realização de testes são medidas importantes para evitar problemas quando cada nova etapa do cronograma entrar em vigor.
O cronograma definido pela Receita Federal e pelo CGIBS traz maior previsibilidade para essa adaptação, mas também exige que as empresas acompanhem as datas aplicáveis às suas operações. A Reforma Tributária, portanto, não demanda apenas uma revisão da apuração dos tributos, mas também uma adequação dos processos fiscais e dos sistemas que sustentam as operações empresariais.